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就業規則の作成は義務？作成から届出の流れをわかりやすく解説します！
2024年04月15日
就業規則の作成は、従業員を持つ企業経営において避けて通れない重要なステップです。
この記事では、就業規則とは何か、作成の義務性、作成から届出までの流れとその後の見直し手順について詳しく解説していきます。
就業規則とは何か？
就業規則とは、企業と従業員の間における労働条件や職場のルールを定めた文書です。
労働基準法に基づき、企業が従業員に対して明確なルールを設け、公平な職場環境を保つために必要なものとされています。
就業規則作成の義務性
就業規則の作成は一定規模以上の企業に対して義務付けられていますが、その詳細条件やメリットについて詳しく見ていきましょう。
どのような企業に義務化されているか
日本においては、労働基準法で常時10人以上の従業員を雇用する企業に対して就業規則の作成・届出が義務付けられています。
これに該当する企業は、労働基準監督署への届出を行わなければならないため、厳密なルールに従って作成する必要があります。
しかし、10人未満の小規模な企業やアルバイト、パートタイマーのみを雇用している場合でも、後々のトラブルを避けるために就業規則の作成を推奨します。
義務ではない事業者も就業規則の作成は推奨
就業規則は義務ではない小規模事業者やアルバイト・パートタイマーを雇用している企業においても、労働条件の明確化を通じて従業員との信頼関係を構築する役割を果たします。
また、将来的に企業が成長し、10人以上の従業員を雇用することになった際に迅速に対応できるようになります。
就業規則の必要項目
就業規則を作成する際には、労働基準法に基づいて以下の項目を含める必要があります。
労働時間
労働時間、休憩時間、残業に関する規定を明確にします。
これには、法定労働時間とそれを超えた場合の残業手当の取り扱いも含まれます。
休日
週休日数、祝日、年次有給休暇、特別休暇など、休日に関する規定を設ける必要があります。
休日労働を行った場合の手当についても定めます。
給与
基本給、各種手当、賞与、給与の支払い方法や日時に関する規定を明記します。
また、給与の計算方法や支払条件も規定する必要があります。
安全衛生
職場の安全と健康を守るための衛生管理や、有害な業務から従業員を保護するための措置に関する内容を含みます。
雇用期間
正社員、契約社員、アルバイトなど、雇用形態に応じた雇用期間や更新条件を定めます。
就業規則作成の手順
就業規則を作成し、実施するまでの手順を見ていきましょう。
内容の検討
まず、企業の実情に合わせた就業規則の内容を検討します。
この段階で、従業員の意見を聞くことも重要です。
従業員への説明
就業規則を作成したら、従業員全員に対してその内容を説明し、理解を求めます。
文書化のポイント
就業規則を文書化する際には、言葉遣いや表現に注意し、誤解のないように書きましょう。また、必要に応じて労働基準監督署に相談することも有効です。
就業規則の届出手続き
就業規則を作成したら、次は届出手続きを行います。
届出が必要な理由
就業規則は、労働者の労働条件を明確にし、公平な職場環境を保証するために、労働基準法で届出が義務付けられています。
正式に届出を経ることで、企業は法令に基づいた正しい労働環境を整えることができます。
届出の方法
就業規則の届出には、電子申請と紙の申請の2つの方法があります。
電子申請の手順
電子申請は、政府が運営するオンラインシステムを通じて行います。
手続きに必要な情報を入力し、就業規則の文書データをアップロードすることで、簡単に届出が可能です。
紙の申請の手順
紙の申請では、就業規則の文書を印刷し、必要書類と共に最寄りの労働基準監督署に直接持参または郵送で提出します。
届出後の手続き
就業規則を届出後も、企業に変更が生じた場合や法改正に伴い、就業規則の見直しや更新が必要になることがあります。
変更があった場合
企業の規模拡大や業務内容の変更、労働条件の改定などがあった場合は、就業規則を見直し、必要に応じて変更届けを提出します。
届け出の更新
就業規則に大幅な変更があった場合は、改めて届出手続きを行う必要があります。
この際も、従業員に変更内容を説明し、理解を求めることが重要です。
就業規則の見直しと更新
時間の経過と共に、法律の改正や企業環境の変化により、就業規則の見直しが必要になります。
定期的な見直しの必要性
就業規則は静的なものではなく、動的に変化する企業の要求に応えるために、定期的な見直しが必要です。
特に法改正により新たな規定が設けられる場合は、速やかに対応する必要があります。
見直しのポイント
見直しの際には、法改正の内容はもちろんのこと、企業の成長や社会情勢の変化を反映させることが重要です。
例えば、テレワークの普及による在宅勤務の規定や、ダイバーシティの尊重に関する項目など、時代に即した規定の導入を検討しましょう。
更新の手続き
就業規則を更新する際には、改めて届出手続きを行います。
更新の際にも、従業員への説明は欠かせません。
変更内容を分かりやすく説明し、従業員の理解と協力を得ることが大切です。
構築から届出までの全工程を網羅：就業規則の明確な道標
就業規則の作成から届出、その後の見直しと更新に至るまで、企業が従業員と良好な関係を築くためには欠かせないプロセスです。
法令遵守はもちろん、従業員の働く環境を整え、モチベーションの向上を図るためにも、就業規則の適切な管理が求められます。
この記事が、就業規則の作成から更新までの道標となり、すべての企業にとって役立つ情報を提供できれば幸いです。
